WWS Herford GmbH

06.07.2022 sfdev

WWS Herford GmbH: VKS und Prozessmanagement mit mevivo optimiert


Die WWS Wohn- und Wirtschafts-Service Herford GmbH ist ein kommunales Wohnungsunternehmen mit 48 Mitarbeitern und einem Bestand von derzeit 3800 Wohneinheiten. „Als erfolgreiches und innovatives Unternehmen wurde es für uns immer wichtiger, für eine einheitliche Dokumentation samt VKS und ein optimiertes Prozessmanagement zu sorgen“, erläutert Morten Stiller, Prokurist und Abteilungsleiter Technisches Immobilienmanagement der WWS (siehe Foto). Seit 2017 ist wowiconsult nun als Dienstleister und Softwarepartner mit an Bord.

Zwar gab es speziell für die VKS schon früher ein selbst entwickeltes EDV-Tool, doch richtig zufrieden damit war man nicht: Es fehlte an einem umfassenden technischen Bestandsinformationssystem mit integriertem VKS-Katalog – sprich einer Plattform für VKS und technische Informationen. Mit der Software mevivo von wowiconsult hat das Wohnungsunternehmen die passende Softwarelösung gefunden.

Begehung des Bestands

„Innerhalb des Jahres 2017 erfolgte die Begehung unseres kompletten Bestands durch wowiconsult. Schon ab 2018 konnte mevivo ins Unternehmen integriert werden. Schließlich mussten wir noch unsere Mitarbeiter vom Nutzen des Programms überzeugen“, erklärt Morten Stiller.  Die Vorteile seien für alle offensichtlich: hohe Flexibilität, einfaches Handling und übersichtliche Darstellung von Daten und Prozessen.

Die Programmeinführung von mevivo bei der WWS begann mit einer Kurzvorstellung der Funktionsweisen und Features durch wowiconsult.  „Mittlerweile gibt es aber hausinterne Schulungen und viele kleine Schulungsvideos, auf die jeder zugreifen kann“, erklärt WWS-Prokurist Stiller. Wichtige Multiplikatoren bei der WWS seien vor allem die Azubis. Denn die jungen Leute wanderten anfangs durch alle Abteilungen im Haus, lernten die Bereiche einzeln kennen und auch die jeweiligen Software-Tools. Zudem hätten sie zumeist auch eine hohe digitale Affinität.

Dynamische Stammdaten

Für die WWS haben vor allem die „Dynamischen Stammdaten“ eine hohe Priorität – etwa im Hinblick auf die Dienstleister, wie etwa beim Abfallmanagement oder dem Gebäudemanagement. „Alle Informationen zu technischen Daten und Prozessen von Gebäuden und Liegenschaften legen wir in mevivo ab“, erläutert Morten Stiller.

Jeder Mitarbeiter kann sich aus dem Programm das herausholen, was er braucht. Der Zugriff auf die dynamischen Stammdatenblätter ist abteilungsübergreifend. Dadurch herrscht eine große Transparenz und die Kommunikation zwischen den Abteilungen ist viel besser als früher. Alle haben den gleichen Informationsstand und fehleranfällige Excel-Dateien, die hin und hergeschoben werden, sind hinfällig. Als Abteilungsleiter hat Morten Stiller schnell und einfach den Überblick über sämtliche Prozesse und Daten.

Digitale Prozesse

„Mittlerweile sind die meisten Unternehmensprozesse auf mevivo umgestellt, was auch das Controlling vereinfacht“, so Morten Stiller. Zurzeit arbeite man am letzten Feinschliff zur Umsetzung von Baumkataster und GIS-System, hier müssten nur noch individuelle Anpassungen erfolgen. Zudem plane man noch die mobile Bauabnahme. Bei der Gebäudereinigung und Außenanlagenpflege laufe bereits das gesamte Qualitätsmanagement über das mevivo-Tool Vorgangsmanagement ab.

 „Die Einführung und Nutzung der Software mevivo lohnt sich“, davon ist Morten Stiller überzeugt: „Alle unsere Außendienstmitarbeiter sind täglich mit der mobilen Version von mevivo unterwegs – dadurch sparen wir uns lange Listen und eine Vielzahl an Mails – denn alle Informationen sind schnell und aktuell hinterlegt und landen sofort an der richtigen Stelle“. Insgesamt habe man mit der Einführung der Software einen riesigen Schritt in Richtung Digitalisierung unternommen.

 

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